PENTINGNYA KOMUNIKASI DALAM MANAJEMEN

Definisi komunikasi

Istilah komunikasi berasal dari kata Latin Communicare atau Communis yang berarti sama atau menjadikan milik bersama. Kalau kita berkomunikasi dengan orang lain, berarti kita berusaha agar apa yang disampaikan kepada orang lain tersebut menjadi miliknya.

Beberapa definisi komunikasi adalah:

1.    Komunikasi adalah kegiatan pengoperan lambang yang mengandung arti atau makna yang perlu dipahami bersama oleh pihak yang terlibat dalam kegiatan komunikasi (Astrid).

2.    Komunikasi adalah kegiatan perilaku atau kegiatan penyampaian pesan atau informasi tentang pikiran atau perasaan (Roben.J.G).

3.    Komunikasi adalah sebagai pemindahan informasi dan pengertian dari satu orang ke orang lain (Davis, 1981).

4.    Komunikasi adalah berusaha untuk mengadakan persamaan dengan orang lain (Schram,W)

5.    Komunikasi adalah penyampaian dan memahami pesan dari satu orang kepada orang lain, komunikasi merupakan proses sosial (Modul PRT, Lembaga Administrasi).

Mengapa komunikasi penting dalam suatu manajemen? Pertanyaan ini kerap dilontarkan oleh mereka yang memperhatikan terhadap kajian fenomena komunkasi maupun mereka yang tertarik pada ilmu manajemen. Dalam kenyataan masalah komunikasi senantiasa muncul dalam banyak hal. Komunikasi yang efektif sangat penting bagi manajer, karena sebagai proses dimana fungsi manajemen seperti  fungsi perencanaan, fungsi pengorganisasian, fungsi kepemimpinan, fungsi pengendalian dapat dicapai. Komunikasi biasanya sering terganggu hal ini dikarenakan masalah semantik/arti kata, tak adanya umpan balik, saluran komunikasi, gangguan fisik, perbedaan budaya dan status.

                     

PROSES KOMUNIKASI

Contoh model komunikasi yang sederhana digambarkan dibawah ini :

   Pengirim—>Berita—>Penerima

Jika salah satu elemen komunikasi tidak ada maka komunikasi tidak akan berjalan. Ada komponen-komponen dalam komunikasi antara lain :

Pengirim(Sender=Sumber) adalah seseorang yang mempunyai kebutuhan atau informasi serta mempunyai kepentinga mengkomunikasikan kepada orang lain.

Pengkodean (Encoding) adalah pengirim mengkodean informasi yang akan disampaikan ke dalam symbol atau isyarat.

Pesan (Massage), pesan dapat dalam segala bentuk biasanya dapat dirasakan atau dimengerti satu atau lebih dari indra penerima.

Saluran (Chanel) adalah cara mentrasmisikan pesan, misal kertas untuk surat, udara untuk kata-kata yang diucapkan.

Penerima (Recaiver) adalah orang yang menafsirkan pesan penerima, jika pesan tidak disampaikan kepada penerima maka komunikasi tidak akan terjadi.

Penafsiran kode (Decoding) adalah proses dimana penerima menafsirkan pesan dan menterjemahkan menjadi informasi yang berarti baginya. Jika semakin tepat penafsiran penerima terhadap pesan yang dimaksudkan oleh penerima, Maka semakin efektif komunikasi yang terjadi.

Umpan balik (Feedback) adalah pembalikan dari proses komunikasi dimana reaksi kominikasi pengirim dinyatakan.

Hambatan dari Proses Komunikasi

1.  Hambatan dari pengirim pesan

Hambatan dari pengirim pesan, misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas bagi dirinya atau pengirim pesan, hal ini dipengaruhi oleh perasaan atau situasi emosional.

2. Hambatan Fisik

Hambatan fisik dapat mengganggu komunikasi yang efektif, cuaca gangguan alat komunikasi, dan lain lain, misalnya: gangguan kesehatan, gangguan alat komunikasi dan sebagainya.

3. Hambatan Semantik.

Kata-kata yang dipergunakan dalam komunikasi kadang-kadang mempunyai arti mendua yang berbeda, tidak jelas atau berbelit-belit antara pemberi pesan dan penerima

4. Hambatan Psikologis

Hambatan psikologis dan sosial kadang-kadang mengganggu komunikasi, misalnya; perbedaan nilai-nilai serta harapan yang berbeda antara pengirim dan penerima pesan.

MANAJEMEN KONFLIK DAN STRESS

Konflik adalah suatu pertentangan yang terjadi antara apa yang diharapkan oleh seseorang terhadap dirinya, orang lain, organisasi dengan kenyataan apa yang diharapkannya.

Konflik biasanya timbul dalam organisasi sebagai hasil adanya masalah – masalah komunikasi, hubungan pribadi, atau struktur organisasi.

Konflik adalah segala macam interaksi pertentangan atau antagonistik antara dua atau lebih pihak.

Konflik adalah suatu pertentangan yang terjadi antara apa yang diharapkan oleh seseorang terhadap dirinya, orang lain, organisasi dengan kenyataan apa yang diharapkannya.

Menurut pendapat penulis berdasarkan kesimpulan dan pendapat beberapa ahli manajemen : Konflik adalah perbedaan pandangan tentang suatu peristiwa / masalah yang terjadi pada kehidupan sehari – hari baik itu konflik pribadi, politik, sosial, budaya yang dapat menimbulkan pemikiran yang positif atau negatif dalam penyelesaian masalahnya .

Penyebab – penyebab terjadinya konflik antara lain :

1. Komunikasi : salah pengertian yang berkenaan dengan kalimat, bahasa yang sulit dimengerti, atau informasi yang mendua dan tidak lengkap, serta gaya individu manajer yang tidak konsisten.

2. Struktur : pertarungan kekuasaaan antar departemen dengan kepentingan–kepentingan atau sistem penilaian yang bertentangan, persaingan untuk memperebutkan sumber daya–sumber daya yang terbatas, atau saling ketergantungan dua atau lebih kelompok– kelompok kegiatan kerja untuk mencapai tujuan mereka.

3. Pribadi : ketidaksesuaian tujuan atau nilai–nilai sosial pribadi karyawan dengan perilaku yang diperankan pada jabatan mereka, dan perbedaan dalam nilai – nilai persepsi.

Dalam kehidupan organisasi, pendapat tentang konflik dapat dilihat dari 3 sudut pandang, yaitu :

1.     Pandangan tradisional, berpendapat bahwa konflik merupakan sesuatu yang di inginkan dan berbahaya bagi kehidupan organisasi.

2.    Pandangan perilaku, berpendapat konflik merupakan suatu kejadian atau peristiwa yang biasa terjadi dalam kehidupan organisasi, yang biasa bermanfaat (konflik fungsional ) dan bisa pula merugikan organisasi (konflik disfungsional).

3.    Pandangan Interaksi, berpendapat bahwa konflik merupakan suatu peristiwa yang tidak dapat terhindarkan dan sangat diperlukan bagi pemimpin organisasi.

Berdasarkan ketiga pandangan tentang konflik tersebut, pihak pemimpin organisasi perlu menganalisis dengan nyata konflik yang terjadi di organisasi, apakah konflik itu fungsional atau disfungsional dan bagaimana manajemen konflik agar berpengaruh positif bagi kemajuan organisasi.

Stres adalah suatu kondisi ketegangan yang mempengaruhi emosi, proses berpikir dan kondisi seseorang.

Stres adalah reaksi dari tubuh (respon) terhadap lingkungan yang dapat memproteksi diri kita dan bagian dari sistem pertahahan yang membuat kita tetap hidup. Stres sudah ada sejak kita dalam kandungan dan tak pernah lepas dari kehidupan kita. Oleh Karenanya sangat menjadi penting untuk kita mengenali sumber stress dan mengelolah stres tersebut.

Reaksi Stres:

1.     Reaksi fisik, reaksi yang mudah terlihat, sakit kepala, jantung deg-degan, hilang nafsu makan, tangan dingin.

2.    Reaksi emosi, reaksi sifat ; marah-marah, cemas, mudah tersinggung, pesimis.

3.    Reaksi Kognitif, reaksi otak, berpikir negatif, sulit konsentrasi, sulit berpikir.

4.    Reaksi tingkah laku, reaksi sikap ; menarik diri dari pergaulan, tidur berlebihan, jadi pendiam, jadi kasar.

Penyebab terjadinya Stress

1) Emosi tidak stabil

2) Kesehatan fisik

3) Frustasi

4) Beban kerja yang berlebihan

5) Kualitas supervisi yang jelek

6) Iklim politis yang tidak aman

7) Wewenang yang tidak mencukupi untuk melaksanakan tanggung jawab

Manajemen stres adalah kemampuan penggunaan sumber daya (manusia) secara efektif untuk mengatasi gangguan atau kekacauan mental dan emosional yang muncul karena tanggapan (respon).

Tujuan dari manajemen stres itu sendiri adalah untuk memperbaiki kualitas hidup individu itu agar menjadi lebih baik.

FUNGSI “CONTROL” DALAM MANAJEMEN

 

Pengertian Control (pengendalian)

Control (Pengendalian) adalah proses untuk memastikan bahwa segala aktifitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah direncanakan . the process of ensuring that actual activities conform the planned activities. (Stoner, Freeman & Gilbert,1995)

Alasan  melakukan control adalah :
1. Kemungkinan adanya pelanggaran dalam pelaksanaan perencanaan.
2. Kemungkinan terjadinya kesalahfahaman pihak perencana dan pelaksana.
3. Kemungkinan kurangnya penjabaran pekerjaan.
4. Kemungkinan bawahan kurang menguasai pekerjaan.

Tujuan Control (Pengendalian)

Tujuan utama dari pengawasan adalah untuk mencegah adanya penyimpangan atau setidaknya memperkecil kesalahan yang mungkin akan terjadi. Sehingga tujuan yang telah ditetapkan  dapat tercapai dengan baik.

Jenis Control (Pengendalian)
Pengendalian dapat dibedakan berdasar beberapa aspek, yaitu :
1. Aspek waktu
2. Aspek obyek
3. Aspek subyek
Sehingga jika dilihat dari aspek tersebut diatas, pengendalian dapat dibedakan menjadi :
a. Atas dasar aspek waktu :
– Pengendalian preventif ; pengendalian yang dilakukan pada saat proses pekerjaan sedang berjalan.
– Pengendalian Represif ; pengendalian yang dilakukan setelah pekerjaan selesai.
b. Atas dasar aspek obyek :
– Pengendalian Administratif ; yang dilakukan dibidang administrasi
– Pengendalian Operatif ; dilakukan dibidang opersional
c. Atas dasar aspek subyek :
– Pengendalian Intern ; pengendalian yang ditujuan pada pelaku fungsi-fungsi manajemen
– Pengendalian ekstern ; ditujukan pada pelaku diluar fungsi-fungsi manajemen

Langkah – Langkah Control (Pengendalian)
Secara umum, pengendalian dapat dilakukan dengan langkah sebagai berikut :
1. Penetapan standar dan metode pengukuran kinerja
2. Mengukur kegiatan
3. Membandingkan hasil pengendalian dengan hasil kegiatan
4. Melakukan tindakan korektif terhadap penyimpangan yang terjadi

Unsur  Control (Pengendalian) :

1.  Detektor atau sensor

2.  Assesor atau penilai

3.  Efektor atau pengubah

4.  Jaringan Komunikasi

Proses Control (pengendalian) manajemen :

Control adalah kegiatan yang digunakan  oleh seluruh manajemen untuk menjamin bahwa anggota organisasi bawahan yang disupervisi  akan mengimplementasikan strategi yang ditetapkan

Tiga aktivitas yang memerlukan perencanaan dan pengendalian:

·         Strategy Formulation

·         Management Control

·         Task Control

Pengendalian manajemen :Adalah suatu proses yang digunakan untuk mempengaruhi para anggota organisasi agar menerapkan strategi organisasi. Pengendalian manajemen merupakan:

·         Aktivitas Pengendalian Manajemen

·         Keselarasan Tujuan

·         Salah satu alat implementasi Strategi, selain struktur organisasi, manajemen SDM, Budaya

·         Menekankan aspek Keuangan dan Nonkeuangan

·         Membantu Mengembangkan Strategi Baru

Aktivitas pengendalian manajemen terdiri dari:

1.    Perencanaan

2.    Koordinasi

3.    Komunikasi

4.    Evaluasi

5.    Pengambilan Keputusan

6.    Mempengaruhi orang untuk mengubah perilakunya

Beberapa gejala yang memerlukan Control:

·         Terjadi penurunan pendapatan atau profit, namun tidak begitu jelas faktor penyebabnya

·         Penurunan kualitas pelayanan (teridentifikasi dari adanya keluhan pelanggan)

·         Ketidakpuasan pegawai (teridentifikasi dari adanya keluhan pegawai, produktifitas kerja yang menurun, dan lain sebagainya)

·         Berkurangnya kas perusahaan

·         Banyaknya pegawai atau pekerja yang menganggur

·         Tidak terorganisasinya setiap pekerjaan dengan baik

·         Biaya yang melebihi anggaran

·         Adanya penghamburan dan inefisiensi